O eSocial ainda não entrou
efetivamente em vigor mas já traz inúmeros desafios para as empresas, em
especial do ponto de vista tecnológico, frente ao grande número de informações
que deverão ser enviadas. Mas também por conta das especificações de formato
que são exigidas pelos sistemas do Governo.
O primeiro passo a ser dado é
assimilar que a garantia da qualidade das informações reportadas é parte
crucial da nova obrigação. Nem todos se deram conta disso, mas o eSocial vai
mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais,
tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno
funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores
para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única
vez e de maneira integrada.
Como arquitetura de inteligência
fiscal, o projeto do eSocial terá a capacidade de relacionar as informações,
apurar as inconsistências e inconformidades, além de registrar e aplicar as
penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária.
Trata-se de um caso excepcional de Big Data.
Muitas companhias precisarão
realizar atualizações dos sistemas de informática para integração dos
processos, como o de pagamento salarial, RH, medicina do trabalho, Fiscal
Tributária, Jurídico entre outros, que deverão ser compatíveis com as
determinações do eSocial, fixadas pela normativa.
Por significar o reporte de
maneira eletrônica (XML) das informações trabalhistas, previdenciárias e
tributárias ao governo, o eSocial exige automação dos processos. Estes devem
interagir ainda, com os sistemas informatizados das empresas de todos os
portes.
Para citar alguns exemplos,
tomemos em conta o caso de uma empresa que não dispõe de uma das informações
solicitadas pelo governo, como a Unidade Federativa do CRM que gerou um simples
exame periódico. Isso demandará a criação deste novo campo para coletar essa
informação em um segundo momento, certificar a qualidade do dado, integrar
eventualmente o conteúdo desta informação com outro sistema, gerar o arquivo no
formato XML definido pelo Fisco para, só então, realizar o processo de
mensageria, que irá se comunicar com o ambiente eSocial do Governo. Uma vez
registrada a inclusão do dado, o ambiente eSocial do Governo fará os devidos retornos
de protocolos, que também deverão ser armazenados com sua validade plena
jurídica pelo longo período legal no ambiente da empresa. Isso requer
capacidade de controle e volumetria e capacidade de armazenamento de inúmeros
arquivos XML. É importante considerar que cada colaborador pode ter até 44
eventos relacionados a sua vida profissional na companhia. Nada assim tão
simples…
Poucos conseguem enxergar isso e,
como decorrência, o eSocial ainda está sendo considerado por uma significativa
maioria das empresas atuantes no Brasil como uma realidade distante. Elas se
guiam puramente pelo prazo estabelecido pelo Governo para o início da vigência
da nova obrigação. Contudo, trata-se de uma visão míope. Esse é um movimento
que exige atenção especial, inclusive da alta gestão dentro das empresas – já
que elas serão as áreas diretamente responsabilizadas no caso de autuações pelo
eventual descumprimento das normas do eSocial.
Por esse motivo, insisto em
afirmar que é um erro tático as empresas esperarem mais para iniciar a
implantação das mudanças necessárias para enquadrar seus processos de gestão e
de informação ao novo modelo. O desafio da implementação vai muito além do
envio das informações.
Parte integrante do Sistema
Público de Escrituração Digital (Sped), que integra o Programa de Aceleração do
Crescimento (PAC) do Governo Federal, o eSocial tem o objetivo de informatizar
a relação entre fisco e contribuintes, aperfeiçoar os trâmites de envio das
informações e centralizar todos os dados relativos às obrigações trabalhistas.
Mais amplo do que qualquer outro
sistema SPED, o eSocial exige diversos tipos de transmissões, como o Sistema
Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
(Sefip/GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Relação
Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto sobre a Renda
Retido na Fonte (Dirf), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil
Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Arquivos eletrônicos entregues à
fiscalização (Manad).
Portanto, no primeiro momento, o
eSocial, que veio para simplificar, poderá gerar muitas dúvidas, incongruências
e certamente exigirá inúmeros ajustes, citando apenas o aspecto tecnológico.
Se há vantagens nesse processo de
mudança? Sim, e são significativas, sem dúvida. Para o empregado, o eSocial
permitirá o acesso em tempo real, por meio do site www.esocial.gov.br, a todas
as informações relativas a seu histórico profissional, facilitando sobremaneira
o acompanhamento de dados críticos como saldos de FGTS, tempo para
aposentadoria etc. Além disso, desestimulará naturalmente a informalidade na
contratação de funcionários e terceiros. Para as empresas, o sistema
substituirá o envio de nove obrigações acessórias que hoje devem ser
apresentadas mensal e/ou anualmente — tais como o Cadastro Geral de Empregados
e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte
(Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social (GFIP).
Mas, volto a dizer: para que todo
este processo dê certo, cada qual deve fazer sua parte. Às empresas, cabe a
importante responsabilidade de rever seus processos e implementar o quanto
antes sistemas de controle, integração e geração de informações em linha com as
exigência do Fisco. E essa não é, definitivamente, uma responsabilidade
restrita às áreas de Recursos Humanos, mas a todos os departamentos operativos
e de liderança. Uma verdadeira mudança cultural que precisa ser rapidamente
incorporada no DNA das corporações – desde as menores e mais simples até às
mais complexas.
Também o treinamento dos
funcionários que serão responsáveis por parte ou por todo o processo deve ser
contemplado como etapa indispensável desde já. Além de conhecerem e aprenderem
e serem habilitados tecnicamente para operar este novo sistema, eles
necessitarão de tempo para transformar as informações colhidas e nova
sistemática em novos processos corporativos, tendo em vista o tempo de
amadurecimento do novo modelo.
Por fim, quero salientar que não
estamos falando de regras novas em sua essência. Como a Receita Federal bem
pontua, todas as informações que deverão ser informadas por meio do novo
sistema eSocial já o eram antes. As penalidades em caso de inconsistência ou
não atendimento às obrigações também já existiam antes da idealização do
eSocial. O que muda, em sua essência, é a forma de apresentar todos os dados
hoje já exigidos pela legislação.
Contudo, tomando por base tudo
que pude estudar e acompanhar de perto desde que o projeto eSocial foi criado,
posso afirmar que a adoção de uma solução tecnológica robusta, focada na gestão
e compliance, faz-se indispensável para proteger as empresas contra riscos de
compliance, incongruências de dados, exposições negativas indesejadas e mesmo
da autuações ou multas. Tenha sempre em conta que acuracidade será um item
fundamental para isso já que o sistema eSocial permitirá cruzar dados pessoais
dos trabalhadores com outras informações como situação previdenciária e IRPF
além de aumentar, para os órgãos de fiscalização, o acesso e a visibilidade às
informações financeira, tributárias e à política de RH da empresa.
(*) Victoria Sanches é
especialista em soluções de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil e
líder do NGC (Núcleo de Gestão do Conhecimento) formado para discutir os
desafios da implementação do eSocial no Brasil
